Aider une organisation à cartographier des processus peut être une tâche difficile à moins que vous ne sachiez comment créer des exemples d’organigrammes. Lorsqu’ils tentent d’amener des experts en la matière à redéfinir leurs processus d’affaires, il est impératif de les aider à identifier les lacunes ou les redondances dans leur processus actuel en l’état.
Cela n’est pas facile à faire, surtout dans une grande salle avec plusieurs experts qui ne connaissent qu’une petite partie de l’ensemble du processus. Chaque contributeur qui travaille au sein de l’équipe peut identifier ses domaines spécifiques qu’il traite quotidiennement, mais ne comprend pas ou ne connaît pas nécessairement les liens et les dépendances qui existent en dehors de ses domaines généraux.
C’est là que la cartographie de processus simple peut être utilisée comme un outil efficace. L’élaboration d’exemples d’un organigramme ou plusieurs axés sur des domaines ou des tâches spécifiques peut aider chaque expert en la matière à définir ses domaines de connaissances et à communiquer avec les autres personnes présentes dans la salle. Relier chaque domaine avec des interdépendances et des règles métier est là que la véritable puissance de cette technique entre en jeu.
En tant que consultant en cartographie des processus, il est impératif d’amener chacun à voir non seulement ses propres procédures, mais aussi la façon dont elles s’interconnectent dans la structure organisationnelle. Une fois en place et accepté par tous les contributeurs, vous commencez à être en mesure de remettre en question la façon actuelle de faire des affaires et de les aider à trouver des inefficacités qui pourraient coûter des milliers de dollars à l’entreprise.
Lors de la définition du processus tel quel, les méthodes suivantes peuvent également aider à atteindre l’objectif :
1.Inviter un responsable à la session – Un responsable de niveau exécutif qui n’est pas intime avec les étapes de niveau inférieur peut aider à déterminer si les règles métier sont prises en charge ou non. Ils peuvent également devenir un catalyseur de changement et remettre en question la façon dont les choses sont faites parce qu’ils ne sont pas si proches des tâches quotidiennes qui composent le processus.
2. L’utilisation d’un format Swimlane peut aider à décomposer les différentes parties d’un processus complexe en « voies » organisées qui permettent à quiconque de suivre l’ensemble du processus. Aider l’équipe à analyser ce processus à l’aide d’une configuration Swimlane leur permet de suivre logiquement la séquence d’étapes, les règles spécifiques au sein des processus.
3. Parfois, la raison derrière les règles traditionnelles est simple « Nous l’avons toujours fait de cette façon ». Mettez l’équipe au défi de comprendre pourquoi elle fait actuellement des choses dans ses cycles d’approbation.
En résumé, pour repenser et construire de nouveaux processus de manière adéquate, une organisation doit d’abord comprendre comment le processus fonctionne en dehors de ses connaissances. L’utilisation d’exemples d’organigrammes pour les aider à voir visuellement leur processus et leurs interdépendances peut les y amener en moins de temps.
